Beziehungstipps für Kunde und Agentur – so kommt man auf einen Nenner

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Julia on 12. Juni 2017

Sie brauchen sich gegenseitig und können einfach nicht ohne einander! Aber doch hackt es ziemlich oft an der Kommunikation und das kostet beiden Seiten Nerven, aber auch Zeit und Geld: die Rede ist von der Zusammenarbeit zwischen Kunden und Agenturen. Der eine will ein klassisches A – der andere versteht B mit ein paar bunten Flächen und lustigen Punkten dazu. Oft kommt es bei Kunden und Agenturen zu Missverständnissen und am Ende sind beide Seiten unzufrieden.

Damit  Sie in Zukunft besser mit Kunden oder Agenturen zusammenarbeiten und dabei auch Ihre Nerven bewahren sowie unnötige Zeit & Geld verprassen – hat VerVieVas ein paar Tipps für eine gute Zusammenarbeit gesammelt:

  • Das Briefing – Die Zeit wird sich lohnen
  • Das Timing – Damit am Ende nicht die Köpfe rauchen
  • Der Content – Das Eingemachte

Dann starten wir gleich mit einem der wichtigsten Punkte:

Das Briefing – Die Zeit wird sich lohnen!

Wir erinnern uns – einer will das klassische A & bekommt das B mit den lustigen Punkten? Wie kann sowas passieren? Im stressigen Arbeitsalltag nehmen sich Agentur und Kunde keine bis zu wenig Zeit für’s Briefing. Und genau da liegt oft der Hund begraben. Schnelle & unvollständige Briefings zwischen Tür und Angel führen oft dazu, dass am Ende nicht das rauskommt was sich der Kunde erwartet hat und sowas zieht lange und einige Feedbackschleifen mit sich! Das wollen in der Regel beide – Kunde & Agentur – nicht.

Also:

  • Zeit nehmen für das Briefing: Am besten dazu einen Kick-off-Termin vereinbaren bei dem alle Beteiligten Zeit haben, wo auch noch ein bisschen Luft nach hinten ist. (Falls doch noch mehr Fragen auftauchen. )
  • Auf das Briefing vorbereiten: Wir von VerVieVas arbeiten dabei zum Beispiel mit einer Checkliste, die vom Kunden vorab ausgefüllt wird. Diese beinhaltet Fragen zum Inhalt des Themas, aber auch zu den Rahmenbedingungen wie Timing, CI, Zielgruppe und so weiter.
  • Strukturierter Ablauf des Briefing & für Fragen Zeit nehmen: Als Kunde schweift man gerne aus und erzählt ALLES über das Produkt oder die Dienstleistung. Allerdings ist das nicht immer notwendig. Ein Fragenkatalog hilft dabei die Dinge auf den Punkt zu bringen und auf ein Thema zu fokussieren. Am besten diesen Schritt für Schritt besprechen. Der Kunde kann so Inhalte klar strukturieren und Fehlendes ergänzen und die Agentur kann nachfragen, wenn noch Unklarheiten auftauchen.
  • Abschluss und Next Steps: Am Ende eines jeden Briefings sollen beide – Kunde & Agentur – wissen, was die nächsten Schritte sind und was jeder zu tun hat.
  • (Für die allzu fleißigen Bienchen gibt’s noch das Protokoll: Das kann am Ende nochmal an ausgeschickt werden – damit beide über Besprochenes & den Next Steps Bescheid wissen)

Das Timing – Damit am Ende nicht die Köpfe rauchen

„Traumkunden“ der Agentur: „Das Feedback bekommen Sie wahrscheinlich am Freitag Abend – können wir das finale File dann am Montag Früh schon präsentieren?“ „Das ist ja eh nur ein bisschen Animation – das sollte schnell gehen!“

„Traumagentur“ für Kunden: „Wir schicken Ihnen das File am Montag!“ (File kommt Montag 23:55 Uhr) „Wir wissen noch nicht wann der Illustrator Zeit hat die Anpassungen für Ihre Grafik zu machen. Ist es recht dringend?“

Und, finden Sie sich ein einen der Aussagen wider? Damit die Kunden Ihre Aufträge Termin rechtzeitig bekommen & die Agentur alles gut in die Produktion einplanen kann ohne dabei im Büro schlafen zu müssen, hier ein paar Tipps:

  • Deadlines festlegen: Definieren Sie bis wann das Projekt abgeschlossen werden soll. Wann wird die Abgabe GENAU gebraucht? Gibt es eine Veranstaltung? Einen Launch? Oder einen interne Besprechung?
  • Zeitplan erstellen: Erstellen Sie am besten nach dem Briefing Gespräch einen Zeitplan mit den wichtigsten Schritten und den Feedbackschleifen. Berücksichtigen Sie dabei auch, wann alle beteiligten Personen Zeit haben um Feedback geben zu können. Verschiebt sich mal was im Zeitplan – kein Problem – dies gehört einfach nur kommuniziert und eingeplant!
  • Schritte definieren: Wichtig ist es auch zu wissen, was pro Schritt passiert und welche Aufgaben dabei der Kunde & die Agentur haben.
  • Timeslots: Legen Sie auch immer eine ungefähre Uhrzeit für (Zwischen-)Abgaben fest. Wird das Projekt in der Früh oder  End of Business Day gebraucht. Auch solche Informationen vermeiden so einiges an Unstimmigkeiten 😉

Und last but not least:

Der Content – das Eingemachte

Der Kunde möchte GANZ genau erklären, wie sein neues Produkt funktioniert – fachspezifische Begriffe inklusive. Als Laie oft schwer zu verstehen! Die Agentur startet drauf los – und das Ergebnis ist eine Aneinanderreihung von fachspezifischen Vokabular die eigentlich unzusammenhängend auf einer Grafik illustriert worden sind. Aber die Farben sind passen gut zusammen! Toll – der Endkonsument kann damit leider gar nichts anfangen und ein Haufen Geld hat das Ganze auch gekostet.

Was macht man, damit sowas nicht passiert? Ein Tipp: Durch reden kommen die Leute z’sammen! Also – am besten reden – auch nach dem Briefing.

  • Von der Agenturseite: Wenn man sich wo nicht auskennt – nachfragen. Das ist ja ganz normal, dass man nicht alles wissen kann – die Experten sind die Kunden. Deshalb einfach zweimal nachfragen wie etwas funktioniert!
  • Von der Kundenseite: Probieren Sie mal Ihr Produkt in 2-3 Sätzen einfach und verständlich zu erklären an eine Person die mit dem Thema gar nichts zu tun hat. Wir wissen, das ist schwer – aber das bringt’s!
  • Fragenkatalog: Auch hier funktioniert ein Fragenkatalog wunderbar! Und ganz wichtig an beide Seiten: Habt Geduld und ruft besser 2x Mal bevor eine Information verloren geht oder man etwas nicht versteht! Das Ergebnis wird sich lohnen.

Mit diesem kleinen Leitfaden sind wir uns sicher, dass Ihre Kunden-Agentur Beziehung wieder neuen Auftrieb bekommt 😉

 

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